Deslocalización de la Información en El cloud

Dependiendo de quién nos influya, de quién nos transmita la tecnología a adoptar para nuestros procesos, podemos tener una visión más o menos acertada de lo que es posible o no hacer. Me voy a intentar explicar.

El tema del Cloud es algo de lo que todos los que estamos de alguna forma en este sector, tenemos completamente interiorizado. El mensaje ha calado en nuestras vidas profesionales de una forma completa. Hay detractores y gente a favor. Algunos piensan que no es seguro poner la información en manos de un tercero y otros lo ven al contrario, pensando que es más seguro que tener la información en sus propias instalaciones.

Lo que me resulta sorprendente es la visión que cada uno tenemos de lo que realmente es el cloud y de como afecta a nuestros procesos de negocio. Dependiendo de quién nos lo cuente, nos puede hacer tener una visión completamente distorsionada de la realidad. Por ejemplo, existen compañías de gran renombre internacional que abanderan el tema del Cloud y que han sido los precursores, impulsores, mentores y principales protagonistas en primera persona de los largos años de inversión y evangelización que han sido necesarios para llegar a la situación actual. Ellos, en su modelo de negocio contemplan sus propios procesos objetivos  para subir al Cloud, por ejemplo el mail. En su gestión, la ubicación del mail es totalmente imposible de conocer. Según su teoría, debes olvidarte, debes confiar en donde está cada parte de un correo y exigir a tu proveedor que sea eficiente en el almacenamiento y recuperación del mismo, pero no exigirle una ubicación controlada.

Ahora bien, como consumidores de Cloud, debemos plantearnos el mejor escenario para nuestros procesos de negocio. Debemos elegir el modelo adecuado que requiere nuestra operación y elegir adecuadamente como queremos que funcione el servicio que externalicemos.

Debemos identificar completamente las implicaciones durante el proceso y por supuesto, posteriormente, a su finalización. Debemos tener en cuenta posibles auditorías de la autoridades del país en el que se desarrolle nuestra actividad. Debemos conocer si es posible o no según la normativa de ese país si es posible “no saber” donde está alojada la información en cada momento.

Si en tus procesos estás tratando además datos de personas, seguro que estás sujeto a una normativa como la LOPD en España, lo que te exige unas obligaciones con el tratamiento de la información.

Los procesos documentales distribuidos son una realidad en la que las soluciones cloud juegan un papel fundamental pero requieren un conocimiento exhaustivo del negocio en el que se estén aplicando. Como siempre, si tu negocio no es “generalista” no uses tecnología “generalista”.

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De Megaupload y el Cloud

Como no puede ser de otra forma, en las últimas semanas no he parado de leer noticias, post y comentarios sobre el caso de Megaupload y su relación directa con el Cloud Computing.

La verdad es que muchos (la mayoría de ellos) se posicionan a favor o en contra del Cloud debido a este caso concreto. Y digo yo, ¿puede un caso como este convertirse en referente de todo un modelo? ¿Se puede generalizar tanto y determinar un SI o un NO rotundo con solo este ejemplo?

Los datos son abrumadores, desde luego que si. La magnitud de usuarios afectados, tanto finales como intermediarios, hace que sea fácil cuestionar todo el modelo, ahora bien, es importante entender que no todos los casos de negocio que utilizan Cloud como Modelo Tecnológico sobre el que ofrecer servicios a sus clientes son iguales.

Hay muchos servicios que ofrecen resultados inmediatos debido a su carácter temporal, por ejemplo, la extracción de datos de ciertos documentos sin la necesidad de tener los documentos almacenados de por vida en ningún sitio o el procesamiento de tus actividades de negocio mediante tecnología documental sin preocuparte en absoluto de la tecnología que se utiliza para llevarlo a cabo. Las ventajas del modelo son incuestionables.

Incluso cuando utilizas servicios de almacenamiento documental, como por ejemplo, la digitalización y almacenamiento de las facturas con carácter legal ante la AEAT en España, la oferta en Cloud es mucho más atractiva que la oferta de aplicaciones en tus instalaciones. Por descontado, en procesos de negocio completos de grandes empresas,  sometidos a legislaciones vivas, normativas  cambiantes y ante la imposibilidad real y demostrada de no poder asimilar los cambios tecnológicos al ritmo que se producen, la opción más efectiva es sin duda alguna Cloud.

Como siempre, la elección del compañero de viaje, del proveedor en el que se deposita la confianza de los procesos críticos para tu negocio es la pieza clave del viaje….

No es lo mismo…..

Desde hace algún tiempo, el utilizar imágenes en vez de papel para realizar los trabajos habituales de una empresa ha cobrado una importancia clara. Las tecnologías que se utilizan tanto para la digitalización de las imágenes, como para su envío o almacenamiento son seguras, más baratas que antes y desde luego están bastante probadas.

Escenarios como el de las Facturas en España, amparados bajo la propia Administración Pública, permiten eliminar documentos físicos que hasta ahora debíamos almacenar físicamente durante cinco años. Son ejemplos claros del impulso de este tipo de proyectos, ya que agilizan todos los procesos de tratamiento de los documentos, desde su digitalización hasta su consulta posterior en el tiempo por diversas personas incluso ajenas a la organización.

Pero….cuando hablamos de este tipo de procesos, surgen muchas palabras sobre la propia tecnología que nos llegan a confundir.

Está claro que la tecnología alrededor de la documentación en la empresa es algo que nos hará más fácil nuestro trabajo y por lo tanto más productivo, eficiente y nos permitirá ahorrar costes en nuestros procesos operativos, pero antes de incorporar un sistema hay que tener claro de lo que hablamos:

  •  ¿Que tipos de documentos tienes?
  •  ¿Que volumen de documentos manejas?
  •  ¿Donde están tus costes en el proceso actual realmente?
  •  ¿Para que quieres tu “gestión documental”, cual es tu objetivo?
  •  ¿Dispones de diferente ubicaciones para acceder a la documentación?…..y ¿para incorporarla al sistema?
No es lo mismo digitalizar un archivo histórico para su consulta en pantalla, que la incorporación de los documentos de solicitudes de tus clientes para realizar la tramitación de tus productos.
No es lo mismo digitalizar una habitación llena de documentos, que digitalizar una nave llena de documentos.
No es lo mismo utilizar OCR para formularios que OCR para códigos de barras, ni mucho menos para cheques.
No es lo mismo procesar los expedientes de tus clientes en una oficina o en 100 delegaciones separadas.
No es lo mismo mantener a tu cliente ajeno a estos procesos, que incorporarlos directamente en el flujo de información documental.
No es lo mismo….

Si no tienes claro esto, puedes llegar a comparar “churras con merinas” y tomar una decisión erronea. Por eso, primero identifica lo que realmente necesitas, (“elige la o las palabras”), hazte las preguntas adecuadas y luego busca como hacerlo

Dos versiones de una Solicitud

Lo que me pasó:

Intenté realizar una solicitud de un producto por teléfono. Me remitieron a una oficina física porque debía de entregar cierta documentación.

En dicha oficina hicieron una fotocopia de la documentación que entregué, me hicieron cumplimentar un impreso autocopiativo en  el que tenía que indicar todos los datos personales que ya tenía esa empresa sobre mi, así como indicar una relación de los documentos que aportaba.

La persona que había tras el mostrador me selló mi copia del formulario, realizó unas fotocopias de la documentación que le entregué y procedió a enviarlo por valija interna a un departamento que está en otra ubicación geográfica para su tramitación.

Tras casi dos semanas desde que realicé la operación, aún no he recibido comunicación alguna sobre ella.

Lo que debería haber pasado:

Desde mi estudio en mi casa accedo a la aplicación de la entidad en la que solicito la operación.

Como ya tienen mis datos no me los piden de nuevo. Solo me solicitan que adjunte las imágenes de los documentos que debo presentar. Al hacerlo, y tras firmar mi operación con mi DNI electrónico, el sistema me entrega un acuse de recibo de la operación y un track para poder realizar el seguimiento de mi operación.