No es lo mismo…..

Desde hace algún tiempo, el utilizar imágenes en vez de papel para realizar los trabajos habituales de una empresa ha cobrado una importancia clara. Las tecnologías que se utilizan tanto para la digitalización de las imágenes, como para su envío o almacenamiento son seguras, más baratas que antes y desde luego están bastante probadas.

Escenarios como el de las Facturas en España, amparados bajo la propia Administración Pública, permiten eliminar documentos físicos que hasta ahora debíamos almacenar físicamente durante cinco años. Son ejemplos claros del impulso de este tipo de proyectos, ya que agilizan todos los procesos de tratamiento de los documentos, desde su digitalización hasta su consulta posterior en el tiempo por diversas personas incluso ajenas a la organización.

Pero….cuando hablamos de este tipo de procesos, surgen muchas palabras sobre la propia tecnología que nos llegan a confundir.

Está claro que la tecnología alrededor de la documentación en la empresa es algo que nos hará más fácil nuestro trabajo y por lo tanto más productivo, eficiente y nos permitirá ahorrar costes en nuestros procesos operativos, pero antes de incorporar un sistema hay que tener claro de lo que hablamos:

  •  ¿Que tipos de documentos tienes?
  •  ¿Que volumen de documentos manejas?
  •  ¿Donde están tus costes en el proceso actual realmente?
  •  ¿Para que quieres tu “gestión documental”, cual es tu objetivo?
  •  ¿Dispones de diferente ubicaciones para acceder a la documentación?…..y ¿para incorporarla al sistema?
No es lo mismo digitalizar un archivo histórico para su consulta en pantalla, que la incorporación de los documentos de solicitudes de tus clientes para realizar la tramitación de tus productos.
No es lo mismo digitalizar una habitación llena de documentos, que digitalizar una nave llena de documentos.
No es lo mismo utilizar OCR para formularios que OCR para códigos de barras, ni mucho menos para cheques.
No es lo mismo procesar los expedientes de tus clientes en una oficina o en 100 delegaciones separadas.
No es lo mismo mantener a tu cliente ajeno a estos procesos, que incorporarlos directamente en el flujo de información documental.
No es lo mismo….

Si no tienes claro esto, puedes llegar a comparar “churras con merinas” y tomar una decisión erronea. Por eso, primero identifica lo que realmente necesitas, (“elige la o las palabras”), hazte las preguntas adecuadas y luego busca como hacerlo

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